Nueva herramienta: Salesforce Flow Orchestrator

Con la última Winter Release de Salesforce salió a la luz una nueva herramienta que nos permite sacar aún más partido a los ya conocidos Flows: Salesforce Flow Orchestrator. 

Con ella podremos construir procesos complejos, permitiendo que los usuarios clave interactúen con los registros de forma colaborativa en la que cada etapa del proceso está perfectamente controlada y reglada utilizando Flows diferentes en cada paso y, al mismo tiempo controlando el flujo de la ejecución y permitiendo la toma de decisiones y la ejecución de acciones en paralelo. 

Por último y más importante: cada paso podrá estar destinado únicamente a un usuario o grupo de usuarios intervinientes en el proceso .

¿Quieres saber más sobre Salesforce Flow Orchestrator? ¡Sigue leyendo, que te contamos!

¿Qué es Flow Orchestrator?

Flow Orchestrator de Salesforce es una nueva funcionalidad de Flow que permite a los administradores unir una gran cantidad de flujos y procesos comerciales entre varias personas. 

En lugar de tener que diseñar nuevos Flows para incluir una nueva función, Orchestrator te permite tener en cuenta los procesos existentes y utilizarlos en cualquier nueva funcionalidad. 

Fue creado con el objetivo de que los administradores de Salesforce puedan crear rápidamente procesos comerciales complejos, procesos de aprobación, gestiones interdepartamentales,etc, que requieran la interacción multiusuario y de varios pasos con tan solo unos clics. Sin necesidad de recurrir al código. 

Si bien Flow permitía acelerar los procesos dentro de Salesforce, Orchestrator amplifica el impacto de los flujos nuevos y existentes.

Características de Salesforce Orchestration Flow

Esta nueva funcionalidad presenta una serie de características muy interesantes:

Diseño Modular

Cada proceso está dividido en etapas que representan, a su vez, un conjunto de pasos. Los pasos del proceso están relacionados con un Flow a ejecutar, tienen personas asignadas, notificaciones, páginas… Ordenar los pasos y etapas de cada flujo facilita el mantenimiento de cualquier solución. Esto se traduce en productividad, clientes satisfechos y más ingresos. 

Alcance Multi-Usuario

Con Flow, a la hora de implementar procesos con más de un interviniente, solía ocurrir que alguno de los involucrados estuviera a la espera de que otro usuario terminará su parte. Esta situación desaparece con Salesforce Orchestrator.

Podremos definir, dentro de una misma etapa, pasos orientados a grupos de usuarios distintos y ejecutarlos de manera simultánea. Cada usuario podrá hacer su parte sin esperar a que el otro termine. Una vez todos los usuarios han completado su paso, avanzaremos a la siguiente etapa del proceso.

Decisiones complejas

Dentro de un Flow podremos definir cuándo se dará por completada una etapa. Por ejemplo, podemos decidir pasar a la siguiente etapa del proceso si uno de los pasos ha sido completado. 

Por el contrario, podemos esperar a que todos los pasos hayan sido completados o evaluar una condición más compleja para avanzar de etapa. 

Para esta última situación utilizaremos un Flow, lo cual nos da mucha flexibilidad, más allá de implementar una condición en una fórmula lógica.

Guía de trabajo

Una vez tengamos implementado un proceso en Flow Orchestrator sólo tenemos que introducir el componente que provee Salesforce para embeberlo en nuestras Lightning Pages. 

El componente “Work Guide” nos mostrará siempre el paso del proceso que necesitemos ver. Cada proceso mantiene su propio estado y es consciente de todos los pasos ejecutados. “Work Guide” además muestra solo la información y pasos específicos para el usuario o grupo que deben interactuar en la etapa actual, de forma guiada y evitando acciones que no correspondan.

Monitorización

Salesforce provee un objeto personalizado para monitorizar las ejecuciones de cada instancia de nuestros procesos. Utilizando el objeto “Orchestrator Instance” podremos ver todos los pasos ejecutados de un proceso en particular. Esto nos permite trazar toda la ejecución a posteriori en caso de necesitarlo.

¿Para qué podemos utilizar Salesforce Orchestrator?

Salesforce Orchestrator abre todo un mundo de posibilidades. En procesos para los que antes necesitábamos crear componentes a medida, ahora pueden ser construídos únicamente con Flows.

Donde brilla especialmente el uso de Salesforce Orchestrator es en los procesos en los que diferentes áreas tienen que intervenir sin interdependencia entre ellas. Por ejemplo, pongamos un caso en el que intervienen dos departamentos:

• Departamento de Riesgos: controla el margen comercial de la oportunidad y realiza una evaluación del cliente.
• Departamento de Ventas: realiza la oferta comercial de productos, con ajuste en los precios si es necesario.

Ambas áreas podrían realizar su entrada de datos de manera simultánea sin esperar a que la otra termine. Podrían lanzar aprobaciones, en caso de ser necesarias,  por separado a los responsables de cada departamento y, una vez estuvieran todos los datos recogidos y aprobados, realizar el cálculo de viabilidad de la Oportunidad con los datos de ambas partes. Todo esto se produciría de manera centralizada en el mismo proceso, sin que un departamento bloqueara al otro.

Por qué nos gusta Flow Orchestrator

Salesforce Flow Orchestrator saldrá a la luz en beta durante el invierno de este año. Traerá consigo unas nuevas capacidades increíbles que agilizarán multitud de procesos. Nos gusta especialmente porque: 

• La productividad del equipo se verá aumentada, ya que podremos ejecutar procesos simultáneos para varios actores.
• Se reducirán los costes de mantenimiento al tener procesos complejos modularizados y ordenados.
• Disminuirá la necesidad de código a medida puesto que Flow y el Orchestrator son herramientas declarativas.