Salesforce Spring Release 23: las cuatro novedades más importantes

Con la Spring Release 23 de Salesforce llegan novedades muy esperadas en la plataforma. Y como en cada edición, hemos hecho un análisis de las más importantes para que puedas empezar a sacarles el máximo provecho lo antes posible. 

Antes de entrar en detalle, te adelantamos de qué vamos a hablar: 

• Formularios dinámicos.
• Email to Case.
• Filtro de informes personalizados.
• Autenticación multifactor (MFA).

Si quieres saber en qué consisten estas novedades, sigue leyendo. 

Formularios dinámicos disponibles en las páginas de registro de Caso y  Leads

Por fin se han habilitado los formularios dinámicos para las páginas de registro de Caso y Leads. 

Este novedad trae consigo dos principales ventajas:

• Aumenta la productividad del equipo de agentes al disponer de un entorno de trabajo más limpio, con solamente aquellos campos que realmente sean útiles para cada perfil.
• Mejora la calidad del servicio, especialmente en agilidad y eficiencia, al reducir el tiempo de carga de las páginas. 

Con los formularios dinámicos podremos controlar qué campos aparecen, cuándo aparecen y cómo se comportan correctamente; todo ello, además, a través de App Builder.

En concreto, los Dynamic Forms nos permiten: 

• Colocar los campos en cualquier lugar de la página, sin necesidad de agregarlo al diseño de página habitual.
• Utilizar reglas de visibilidad para hacer que los componentes, campos, etc., se muestren según los criterios elegidos.
• Una misma página nos puede servir para varios perfiles.

Es importante aclarar que es preciso agregar un componente de campos (Fields Section) antes de poder agregar los campos. No sólo es posible agregarlos en las pestañas, también en cualquier sección de nuestra Lightning Record Page (detalles, listas…).

Estos campos se pueden establecer además como obligatorios o de sólo lectura, en función de las necesidades. Además, se pueden configurar tanto los campos como las secciones de campos para que sean visibles de forma condicional, aplicando una lógica en función de nuestras necesidades.

Para mejorar el rendimiento de la página se recomienda el uso de pestañas y del acordeón pues sólo se cargan cuando se seleccionan, consiguiendo así que el comportamiento de la página sea mucho más liviano.

Para activarlo de forma automática solo hay que ir a Lightning App Builder de uno de los dos objetos, ir a una sección con campos y hacer clic en “Actualizar ahora”:

También podríamos activarlos directamente en el App Builder en la pestaña ‘Campos’, arrastrar el componente Sección de Campo a nuestra página y luego ir añadiendo campos en dicha sección.

Lightning threading para Email to Case de Salesforce

Para evitar la duplicidad de casos con Email to Case se ha creado un nuevo proceso basado en tokens para relacionar los correos electrónicos entrantes con los casos. Esto ayuda a Email-to-Case a encontrar los casos correspondientes para que no se cree uno nuevo cuando ya existe uno relacionado.

Con esta mejora conseguirás prestar un mejor servicio al evitar que, por ejemplo, los usuarios tengan que buscar de forma manual casos relacionados, que varios agentes estén trabajando en un mismo caso y, lo que es más importante, que tus clientes perciban una mejor imagen de la compañía al agilizar las soluciones a sus peticiones. 

Como decíamos, Email-to-Case inserta un token (cadena de caracteres que cumple con los estándares de seguridad de Salesforce) en el cuerpo y/o en el asunto de los correos electrónicos salientes en un caso. Cuando los clientes responden al email, Email-to-Case busca tokens para hacer coincidir los mensajes entrantes con casos relacionados. En caso de no encontrar ninguna coincidencia, verificaría también los metadatos en los encabezados del correo electrónico. Si tras ejecutar todos estos procesos no se encontrara ninguna coincidencia con algún caso, Email-to-Case crearía un nuevo caso.

Para activarlo en organizaciones creadas antes de Spring’23 (las creadas posteriormente  ya lo tendrían activado por defecto), hay que determinar qué modelo de procesos está en uso:

• Ref ID threading: en la configuración de Email-to-Case, si aparece Insertar ID de secuencia en el asunto o en el cuerpo del email, es porque se está utilizando la secuencia de ID de referencia. 

En este caso se puede activar a través de una actualización de versión. Para ello, en la búsqueda rápida de la Configuración, buscaremos Release Updates, Lightning Threading y se siguen los pasos de prueba y activación.

• Header-based threading: si ya se había activado esta función o bien la organización se creó después de Winter’21, simplemente hay que activar “Insert email threading token” en el cuerpo y/o en el asunto del correo electrónico, en la configuración de Email-to-Case.

Como siempre, desde Leadclic (Part of WAM Global) podemos ayudarte en la implantación de esta funcionalidad en tu organización.

Filtro de informes personalizados para optimizar tareas

¡El tiempo es oro para tus usuarios y para tu negocio! Evita perderlo en tareas tediosas como crear varias veces un mismo informe personalizado para distintos usuarios o editar después todos esos informes, uno a uno, cuando quieras hacer un cambio en alguno de ellos.

Ahora puedes configurar un único filtro de informe dinámico para que se muestren resultados a medida para cada usuario y de forma automática.

Por ejemplo: con esta funcionalidad podrás crear informes de oportunidades para cada uno de los propietarios de las mismas. Solo tendrás que configurar en un único informe filtrado por el propietario de la oportunidad que será igual al valor ‘$USER’ (el usuario actual que está viendo el informe).

Y si después necesitas realizar un cambio en alguna de  las características del informe sólo tendrás que hacerlo una vez. El filtro dinámico seguirá ajustándose automáticamente a cada usuario que lo visualice, evitando perder tiempo y aumentando la productividad.

Importante: hay que tener en cuenta que esta función sólo es válida para campos relacionados con el usuario, como por ejemplo, el propietario de un caso.

Autenticación multifactor (MFA) para mejorar la ciberseguridad de Salesforce

A estas alturas todos somos conscientes de la importancia que tiene la ciberseguridad en los entornos digitales. La pérdida de información, el acceso a datos confidenciales o la suplantación de identidad son solo algunos ejemplos de lo que puede ocurrir si nuestro sistema no está lo suficientemente protegido frente a este tipo de amenazas.

Todas las compañías están invirtiendo en ciberseguridad en sus plataformas y Salesforce no se queda atrás, por eso ha incluido la autenticación multifactor (MFA) como una medida obligatoria para el acceso a sus productos.

Con esta funcionalidad se logra una protección adicional contra ataques cibernéticos ya que se agrega otra capa de seguridad al proceso de inicio de sesión, al requerir que los usuarios ingresen dos o más pruebas (factores) para demostrar que son quiénes dicen ser. Por lo tanto, recomendamos activarla cuanto antes. 

Para invitar a los clientes a cumplir con este requisito de seguridad, Salesforce está habilitando automáticamente la MFA en el inicio de sesión de los usuarios. Esto ha comenzado con la release de Spring '23 y se irá implementando poco a poco a lo largo de 2023 y 2024 hasta convertirse en una parte permanente del proceso de inicio de sesión de todos los productos y nubes de Salesforce.

Para consultar el roadmap de implantación de MFA en los distintos productos de la plataforma de Salesforce y saber cuándo puede afectar a tu organización este cambio, puedes hacerlo a través del siguiente enlace: MFA Auto-Enablement: Find Out When and How Your Org Is Affected (Release Update). 

Aún así, recomendamos que habilites la MFA de forma controlada y lo antes posible. Si no se aborda este cambio correctamente, los usuarios pueden encontrarse de repente con que no pueden acceder a los entornos porque nadie les había avisado y explicado cuándo y cómo registrarse con un segundo factor de autenticación.

Desde Leadclic (Part of WAM Global), como Partner Gold especializado en Salesforce, podemos ayudarte a incorporar todos los cambios y novedades que ha traído consigo la Spring Release 23. Te acompañamos en la activación y creamos los protocolos necesarios para incorporar estas nuevas funcionalidades de forma controlada y, así, evitar  incidencias y cortes de productividad que afecten a tu negocio. 

Si quieres saber más sobre cómo podemos ayudarte, ponte en contacto con nosotros.